Tiempos de trámites con reducción del 20% en el sector minero, más $56,23 billones recaudos por facturación electrónica durante el año pasado, son algunas de las cifras que diferentes estamentos colombianos han reportado a causa de la migración a la digitalización de documentos; tecnología que también avanza en el sector privado.
Bogotá, Colombia. Mayo de 2019. Aunque Colombia ocupa el puesto 59 entre 63 naciones en el IMD World Digital Competitiveness, realizado por el Institute for Management Development (IMD), que estudia la adopción -por parte de los decisores- de entender y gerenciar las transformaciones digitales, este paso sin duda conlleva a tomar medidas de seguridad a fin de blindar la información que pasa del mundo análogo, a los sistemas digitales.
“Todos los segmentos de la economía están inmersos en esta transformación digital, que trae beneficios de tipo ambiental y productivo; sin embargo, si las empresas y sus colaboradores no toman las medidas necesarias a la hora de digitalizar sus documentos, estos pueden caer en manos de cibercriminales que los pueden falsificar, alterar o modificar”, afirma Axel Díaz, abogado senior y especialista en seguridad informática de Adalid Corp.
Por otro lado, “es fácil saber si la firma es verídica o no, en un documento físico, ya que esta es su vocación y naturaleza, no obstante, a la hora de digitalizarlo se vuelve muy difícil, no se sabe de dónde vino, quién lo volvió digital y mucho menos si la firma que allí aparece es, realmente, la que se puso en un comienzo, eso hace que pierda validez la digitalización y se desconfíe de los mecanismos que ofrece la tecnología”, ratifica el experto.
Ejemplos como el anterior, pueden volverse cotidianos y sumados a la preocupante cifra de 14 casos que, en promedio, recibe Adalid mensualmente sobre falsificación de datos, los especialistas de esta firma de seguridad de la información aportan tres consejos para mantener estos documentos seguros y lejos de los cibercriminales:
1. Poner contraseñas a través de programas que los convierten en documentos PDF con acceso limitado, como Nitro PDF o PDFelement.
2. Asegurarlos en servidores, carpetas o bóvedas electrónicas que guardan los documentos de manera cifrada y codificada, con formatos a los que solo el usuario tiene acceso; de esta manera se evita que caigan en manos equivocadas permitiendo que la empresa por medio de una contraseña, pueda accederlos y descifrarlos. Kaspersky, por ejemplo, se destaca como un software de bóveda de almacenamiento muy efectivo.
3. Blindar los documentos de manera que se vuelvan imposibles de modificar, alterar, copiar o suprimir. Para esto hay herramientas como NovaPDF o Safeguard PDF Security.
Por otro lado, cuando se es víctima de falsificación de documentos, es necesario, primero, establecer si es un archivo electrónico, es decir, que nació y se trabajó siempre de manera digital o si, por el contrario, era un documento físico que fue escaneado y migró a este formato.
Esto debido a que, en el primer caso, solo es necesario hacer un estudio y análisis del incidente a nivel informático mientras, en la segunda instancia, se trabaja con temas más complejos como la grafología o la documentología para establecer si este ha sido víctima de alteraciones o ediciones.
Además de esto, también hay aplicaciones como evLab, que permite que se cumpla con los requisitos de la Ley 527 de 1999 que, en su artículo 6,7 y 8, establece que cualquier documento es reconocido, sin importar su formato, como un documento electrónico, sin embargo, es necesario tener metodologías para identificar su veracidad, proceso que se hace más fácil con los documentos que nunca fueron análogos.
Por último, y tomando todas las medidas de seguridad, esta migración representa un paso importante para el mundo empresarial y el Estado mismo, ya que redundará en ahorros y agilidad en trámites de documentación, identificación y certificación, evitando así ataques de cibercriminales y protegiendo, ante todo, la identidad.
